FEC : quelles obligations à respecter pour le fichier des écritures comptables?
Depuis le 1er janvier 2014, tout contribuable tenant sa comptabilité au moyen d'un système informatisé doit la présenter sous forme de fichier dématérialisé lors d'un contrôle de l'administration fiscale. Ce fichier, le FEC, doit répondre aux normes codifiées.
Le fichier des écritures comptables (FEC).
Depuis le 1er janvier 2014, les entités doivent transmettre à l'Administration fiscale, sur sa réquisition, leurs écritures comptables en format de fichier et sur un support informatique.
Cette mesure impose un format standard de transmission des données comptables.
La remise du FEC permet à l'Administration fiscale de :
- disposer, dans un fichier unique par exercice contrôlé, de toutes les écritures comptables (y compris celles qui font l'objet d'une gestion auxiliaire) enregistrées dans le livre-journal dans un format "non propriétaire" et de façon à pouvoir lire ce fichier dans le logiciel développé par l'Administration.
- s'assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable.
- pratiquer des contrôles orientés sur certains sujets (Tva, séquentialité des numéros de pièces,...., voire recherche de nom, termes dans les libellés ou nom de tiers).
Qui est concerné par le FEC ?
Cette obligation concerne toutes les entreprises tenant une comptabilité informatisée :
- entreprises industrielles et commerciales soumises à un régime réel d'imposition (normal ou simplifié),
- contribuables au régime du micro BIC,
- entreprises relevant des bénéfices non commerciaux (régime de la déclaration contrôlée ou régime du micro BNC),
- entreprises agricoles soumises à un régime réel d'imposition (normal ou simplifié),
- associations, mutuelles, GIE...fiscalisés.
Que doit contenir le FEC ?
Le fichier des écritures comptables est un document informatique contenant l'ensemble des enregistrements du système comptable de l'entreprise, à savoir :
- Code du journal de l'écriture comptable,
- Libellé du journal de l'écriture comptable,
- Numéro de l'écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue),
- Date de comptabilisation de l'écriture comptable,
- Numéro de compte (compte réellement utilisé par l'entreprise, en fonction de son plan comptable),
- Libellé de compte,
- Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé),
- Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé),
- Référence de la pièce justificative,
- Date de la pièce justificative,
- Libellé de l'écriture comptable (identification littérale du motif de l'écriture comptable),
- Montant au débit,
- Montant au crédit,
- Lettrage de l'écriture comptable ( à blanc si non utilisé),
- Date de lettrage (à blanc si non utilisé),
- Date de validation de l'écriture comptable,
- Montant en devise ( à blanc si non utilisé),
- Identifiant de la devise ( à blanc si non utilisé).
Lorsque certaines données ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes concernées doivent être laissées vides dans le FEC; il ne faut pas les remplir avec des "0" ou des "espaces". Il doit être généré dans un format particulier et doit comprendre l'ensemble des journaux existants dans la comptabilité de l'entreprise. Les écritures d'inventaire et les écritures d'à nouveaux doivent donc également y figurer.
Remise du fichier des écritures comptables.
Le fichier des écritures comptables doit être remis au vérificateur de comptabilité lors de sa première intervention sur place (cette disposition est rappelée à l'entreprise dans l'avis de vérification qui lui est envoyé).
Il peut être intégré sur tout support physique : CD, DVD, Clé USB, disque dur externe,...
Que devient le fichier des écritures comptables ?
A l'issue des travaux de l'administration fiscale, le fichier des écritures comptables est détruit.
Quelle est la sanction de défaut de présentation du FEC ?
En cas de non remise du fichier des écritures comptables ou de remise d'un fichier non conforme, le contribuable s'expose à une amende de :
- 5 000 euros lorsqu'une rectification n'a pas été apportée,
- 10 % des droits mis à la charge du contribuable lorsqu'une rectification a été apportée (sans que l'amende ne puisse toutefois être inférieure à 5 000 euros).
