La conservation numérique des factures "papier" bientôt disponible.

L'article 16 est passé relativement inaperçu dans la loi de finances rectificative pour 2016 (LFR 2016).

Pourtant ses conséquences pratiques pourraient être importantes. Cette disposition permet de conserver sous format électronique des factures pourtant reçues sous format "papier".

La Législation actuelle.

Actuellement, l'article L102C du livre de procédures fiscales (LPF) expose que les factures doivent être stockées sous leur forme originelle, papier ou électronique, sous laquelle elles ont été transmises ou mises à disposition. Les factures reçues sous le format "papier" doivent donc pour le moment être conservées obligatoirement sur support papier, même lorsqu'une copie numérisée a été effectuée. En revanche, les factures "électroniques" doivent être conservées sous leur format dématérialisé.

L'article L102B précise que ces factures (de même que les livres, registres, documents, ou pièces justificatives) doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Si ces documents sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme également pendant 6 ans.

Conservation numérique des factures "papier".

L'article 16 de la loi finances rectificative pour 2016 permet désormais aux entreprises de conserver au format électronique leurs pièces justificatives et notamment les factures, établies ou reçues sur support papier.

Ces factures au format papier pourront donc désormais être conservées, au choix, sur support informatique ou sur support papier pendant 6 ans au minimum.

Attention, cette disposition n'est pas encore applicable. Elle le sera lorsque les modalités de numérisation des factures "papier" seront fixées par arrêté du ministre chargé du budget, et au plus tard le 31 mars 2017 (article 16 III de le LFR2016).

Une fois applicable, cette mesure pourrait permettre aux grandes entreprises notamment d'économiser de la place dans les zones d'archivage.

La législation actuelle prévoit en outre que les factures conservées par voie électronique doivent être stockées sur le territoire français ou sur le territoire d'un autre Etat membre de l'Union européenne ou d'un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle (article L102C du LPF).

Extrait article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 :

[..] II. - Le livre des procédures fiscales est ainsi modifié :

1° Le I de l'article L. 102 B est ainsi modifié :

a) Après le deuxième alinéa, il est inséré un alinéa ainsi rédigé :

"Sans préjudice du premier alinéa du présent I, lorsque les documents et pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier, pendant une durée égale au délai prévu au même premier alinéa. Les modalités de numérisation des factures papier sont fixées par arrêté du ministre chargé du budget.";

b) A l'avant-dernier alinéa de l'article, les mots : "d'origine" sont supprimés;

2° Le deuxième alinéa de l'article L. 102 C est supprimé.

III.- Les I et II du présent article entrent en vigueur à la date de publication de l'arrêté du ministre chargé du budget prévu au troisième alinéa du I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, et au plus tard le 31 mars 2017.